【办公室“五心团队”建设】追求极致的团队好助手 ——记东莞分公司综合办公室主任单艳
点击量:1377 更新日期:2017-12-18

办公室“五心团队”建设追求极致的团队好助手

——记东莞分公司综合办公室主任单艳

 

她,个头小,但小柔肩有大担当,挑起来了东莞分公司综合行政、党群宣传、团队建设等工作的大梁;她,话不多,但行如风面带笑,雷厉风行的为人处事犹如绽放的“五心”团队之花,她,就是东莞分公司综合办公室主任单艳。

她2007年进入五局,先后做过项目管理部报表员、市场部营销员、办公室文书管理,工作经验丰富、成长迅速,2012年,单艳经过竞选成为了东莞分公司综合办公室主任。

综合办公室的工作历来繁杂,涵盖食宿住行、会务接待、活动组织等多方面,这份工作做得扎实,业绩不一定会立刻凸显,但若存在一点瑕疵,往往是关系到领导、公司形象的大问题。单艳在这个岗位做了五年,期间多次被评为公司“A”级员工,2015年,她任党支部书记的东莞机关党支部获得局“优秀基层党支部”的称号,2016年,她组织东莞分公司团总支工作,分公司项目管理部和东莞国贸项目部双双荣获“东莞市青年文明号”。

办公室就是给领导、各部门当助手,而她当好分公司助手的秘诀,就是把平凡的工作做到极致。

拼搏到感动自己

努力到极致,这是单艳的一个工作信念。“努力竭尽全力拼搏到感动自己”是她时常激励自己的“鸡血。办公室事务繁多,但她几乎事必躬亲,例如某项接待工作,车辆住宿、现场座次、会议流程,乃至准备什么水果要什么颜色搭配,她都要深思熟虑一番。而作为综合办公室主任,她负责的不单单是具体事务,党群工作、团队建设、人才培养等方面都是她统筹的范围。此外,一旦各项目有大型活动,她都要去协助,例如场地布置、活动接待、前期宣传。分公司有十几个项目、几百号人,统筹综合办工作并不容易,特别是事情都挤在一起的时候。

每年的6.30是整个分公司最忙碌的时段之一,综合办公室也不例外,而今年的6.30之前又连续接上了两个大的活动:寰宇汇金中心项目的市级观摩和北大智汇谷项目的开工仪式。两个大活动,单艳在工地做活动接待、媒体对接、会场安排,刚打完两场“大仗”,马上迎接的公司的半年检查。刚从项目上赶回来的她,还没来得及整理检查汇报材料,可离检查时间只有一天了。时间紧迫,28日晚,她和同事一起先把8000多字的半年总结稿写来出来,成稿的时间已是凌晨4点,而面对简单的PPT汇报材料,她看了十分着急,但此时的她,这一晚上自己和孩子都意外地感冒,还在吃着药,她顾不上这么多,立刻打开电脑,一边处理办公室各类事务,一边修改PPT。上午,她收到学校老师打来的一个电话孩子感冒严重,要接回去看医生。她表面很镇定,但她内心却是很焦急,手头有忙不完的工作,另一头又顾着孩子的身体。电话又响了几次,她没去接,她知道接了也只会打乱自己的工作节奏,直到忙完手头的急事,她才赶忙拨通了那边的电话,急急忙忙去接孩子。一个小时后她又火速回到办公室,继续忙碌,中午连饭都顾不上,联系各部门补充资料,做完一份精致的PPT又继续忙着其它的迎检事务。“不管你怎么想,事情都摆在那,既要做就做到最好”,正是这种拼劲,让她把办公室工作越做越好做得游刃有余

“强迫症”般地对待事情

      用心到极致,这是单艳对待工作的积极态度。她说:“要像有‘强迫症’般地对待事情”。她尤其重视用于宣传的素材,“关系到公司形象的事情,决不能马虎,你有多用心,别人都看得出来”。送清凉期间,为了做好宣传,拍一张送物资前的照片,她曾反复摆弄了半个多小时。这天,商家把物资送来,已是下午6点多了,其他同事都下了班,唯独单艳和办公室人员留下来整理物资,忙活到快8点,大伙终于把物资分项目整理好。虽然自己很乏累,但她仍组织大家一起拍一张送物资前的合照。“物资摆的不对称?不行,重新调一下”、“单摆物资显得没内容?不行,打上LED灯,再打印几张红纸写上“战酷暑,送清凉”贴在物资上”、“站几个人会显得有活力一些吧,来,大伙往前站”、“傻站着也不好,摆个姿势吧,就摆个爱心……”。忙活了半个多小时,终于拍出一张让她略觉得满意的照片,她和大伙收拾一下,然后又自掏腰包请大家吃晚餐

    在其它方面,她也是一贯地用心、细心。分公司微信都是由她审核把关,微信推文一旦发出就只能撤回不能同步修改,对此,她特别认真,每一篇微信,她都会要求负责宣传的同事修改两到三遍,大到整个微信的逻辑结构,小到一个错别字、一张图片的大小,她都会纠正出来。同事修改好后,她至少要看两遍,用电脑看一遍、用手机再看一遍,防止可能出现的格式问题;每次有重要的会务接待,当办公室同事将会场布置好后,她都要到会场看一看,调一下椅子的摆放、纸笔的摆放,要让每个角度看都感觉整齐了,她才放心。

营造家一般的温暖

贴心到极致,这是单艳做好办公室工作的一大“法宝,“分公司就是一个大家庭,做办公室工作就是要给分公司家一般的温暖服务”。单艳非常关注员工食堂,除了密切关注各项目食堂的动态,对于机关的食堂,她也非常在意细节。机关食堂换了新厨师,口味偏辣,她立刻和厨师沟通反映,尽量照顾到大家的口味;桌上夹菜不方便,很多同事往往要站起来才能吃到对面的菜,她就立刻买了餐桌转盘;夏天天气炎热,而在食堂就餐的同事也越来越多,她马上把风扇换成了空调;食堂放餐具的地方不够,她就和厨师商量,又加上了一个放餐具的消毒柜。逢年过节,单艳都会“绞尽脑汁”策划一些调动气氛的小活动,给大家营造节日的气氛。中秋节期间,给新员工家庭邮寄月饼,并寄去一张新员工的照片和一封公司的祝福信,第二天就有收到月饼的新员工家长打电话到公司,感谢分公司“特别用心”的节日礼物。中秋聚餐期间,安排了一个现场“抢红包”的小游戏,让大家拼一拼手气,使得现场气氛高涨,欢声笑语其乐融融,有员工激动地说“这里就是我的家!”

台风“天鸽”期间,分公司珠海、中山项目遭受台风袭击,在分公司领导的安排下,她迅速联系东莞地区各项目展开风灾支援行动,台风后的当晚,收到珠海那边的最新反馈——缺水、缺!她凌晨1点多联系了商家,筹备面包,准备水、牛奶、八宝粥等物资,第二天6点多去整理物资,8点准时从东莞出发赶往珠海,为受灾地区发放近2000份物资。之后,她又和项目管理部联系,进一步为各项目提供各种物资支援,并跟踪灾区需求,直到珠海地区各项目复工重建。

努力、用心、贴心到极致,单艳默默地做着自己的工作,极力当好分公司的助手。她高调做事,低调做人,谈到自己的工作,她总是很谦虚地说“没什么特别的,都是一些平常事,都是我应该做的。”(袁惊春)


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